Inspector de SUNAFIL: lista completa de documentos que puede pedir

¿Qué facultades tiene el inspector de SUNAFIL?

El inspector de trabajo tiene las facultades inspectoras establecidas en el artículo 5° de la Ley N° 28806. Entre ellas:

• Acceder libremente a los centros de trabajo sin previo aviso, a cualquier hora del día.
• Solicitar cualquier información, documentación y registro relevante para la inspección.
• Entrevistarse con trabajadores y empleadores.
• Tomar muestras y realizar mediciones (ruido, temperatura, agentes químicos).
• Levantar actas de infracción cuando detecte incumplimientos.

Lista completa de documentos que puede solicitar

Relaciones laborales

• Reporte del T-Registro con el listado de todos los trabajadores activos.
• Contratos de trabajo (originales o copias) de cada trabajador.
• Copia del PLAME (Planilla Mensual de Pagos) de los últimos 12 meses.
• Boletas de pago de los últimos meses (firmadas o con constancia digital).
• Registro de control de asistencia (libro físico o reporte del sistema biométrico) de los últimos 12 meses.
• Registro de horas extras autorizadas y comprobantes de pago.

Remuneraciones y beneficios sociales

• Comprobantes de depósito de CTS en el banco elegido por el trabajador (mayo y noviembre).
• Comprobantes de pago de gratificaciones (julio y diciembre).
• Liquidaciones de vacaciones y récord vacacional de cada trabajador.
• Comprobante de pago de asignación familiar (si aplica).
• Declaración de ESSALUD y comprobantes de pago.
• Comprobante de aportación a AFP u ONP.
• Documentación de utilidades repartidas (si la empresa generó utilidades).

Seguridad y Salud en el Trabajo

• IPERC (Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Controles) por área y puesto.
• Plan Anual de SST del año en curso, aprobado y en ejecución.
• Reglamento Interno de SST (si tiene 20 o más trabajadores).
• Actas de reuniones del Comité de SST de los últimos meses (si tiene 20 o más trabajadores).
• Acreditar la elección de representantes de los trabajadores ante el Comité.
• Registros de exámenes médicos ocupacionales de todos los trabajadores.
• Registros de capacitaciones en SST con listas de asistencia firmadas.
• Registro de entrega de EPP con firma del trabajador.
• Registro de accidentes e incidentes (aunque sea el registro en cero).
• Mapa de riesgos del centro de trabajo.
• Registro del monitoreo de agentes (si aplica al sector).

Hostigamiento sexual y no discriminación

• Política de prevención de hostigamiento sexual aprobada y comunicada.
• Nombre y contacto de la persona de confianza designada.
• Registro de la capacitación anual en hostigamiento sexual (lista de asistencia).
• Cuadro de categorías y funciones (Ley 30709).

Discapacidad (si aplica)

• Listado de trabajadores con discapacidad y sus certificados CONADIS (si la empresa tiene 50 o más trabajadores).

¿Cuánto tiempo tienes para presentar los documentos?

Cuando el inspector llega sin previo aviso, puede solicitar documentos en el acto. Sin embargo, para documentación que no está físicamente disponible en la visita, puede otorgar un plazo de hasta 5 días hábiles para presentarla mediante un requerimiento escrito. No presentar los documentos en el plazo otorgado es en sí misma una infracción adicional.

¿Qué NO puedes hacer cuando llega el inspector?

• Negar el ingreso al centro de trabajo — es una infracción muy grave.
• Ocultar documentos o proporcionar información falsa.
• Impedir que el inspector hable con los trabajadores en privado.
• Firmar el acta de infracción sin leerla (puedes pedir tiempo para revisarla y dejar constancia de tus observaciones).

Tip práctico: carpeta de fiscalización

Muchas empresas con buenos procesos mantienen una "carpeta de fiscalización" — digital o física — organizada por bloques, con todos los documentos actualizados y listos para presentar en cualquier momento. Actualizarla toma pocas horas al año; no tenerla puede costar decenas de miles de soles.

Conclusión

La diferencia entre una inspección sin multa y una con multa suele ser una cuestión de organización. Normaia te ayuda a mantener todos estos documentos organizados, actualizados y accesibles, con alertas de vencimiento para cada uno de ellos.